Nachtragsprüfung

Als separater Teil des Nachtragsmanagements ist die konkrete Nachtragsprüfung auftraggeberseitig reibungsfrei zu implementieren. Hierfür ist es zunächst sinnvoll und hilfreich, ein arbeitsproben-wp„Projekthandbuch Nachtragsbearbeitung“ anzulegen. Hierin sind die Schnittstellen zu beschreiben, die Projektverantwortlichen mit ihren Aufgaben zu benennen, die Anordnungsbefugnisse zu regeln, der Ablauf der Nachtragsprüfung vorzugeben, Arbeitsanweisungen, z. B. zur Handhabung von Stundenlohnarbeiten, zu verfassen und weitere Regelungen zur Projektkoordination (Jour fixe etc.) zu treffen.

Bevor mit der Prüfung von Nachträgen begonnen wird, kann eine gezielte Vertragsanalyse und die Aufarbeitung der Auftragskalkulation sinnvoll sein. So ist immer wieder festzustellen, dass zwar eine Angebotskalkulation vorliegt, aber gerade vor dem Hintergrund intensiver Verhandlungen keine Auftragskalkulation abgerufen wird und daher Nachträge auf Basis einer nicht unbedingt stimmigen „Urkalkulation“ gestellt werden. Es hat sich als hilfreich erwiesen, gemeinsam mit den Auftragnehmern die Auftragskalkulation zu öffnen und Kalkulationsstammdaten anzulegen, aus denen die kalkulierten Zuschlagssätze, die Umlagen und die Verteilung der Gemeinkosten ersichtlich wird. Falls noch nicht geschehen, sollte spätestens jetzt ein vollständiger Vertragsordner je Auftragnehmer zusammengestellt werden.

Die eigentliche Prüfung der Nachträge erfolgt zunächst unter baubetrieblichen und bautechnischen Gesichtspunkten und ist stark durch die vertraglichen Regelungen geprägt. So ergibt eine Prüfung nach Angemessenheitskriterien andere Ergebnisse als eine analoge Kostenfortschreibung auf Basis der Preisermittlungsgrundlagen.

Sollte sich während der Prüfung zeigen, dass auch rechtliche Fragestellungen – meistens in Hinblick auf die Definition des Leistungssolls – zu beantworten sind, wird eine Zusammenarbeit mit dem Projektjuristen initiiert.

Das Ergebnis der Prüfung eines Nachtrags wird in Form eines systematischen Prüfberichts festgehalten. Wenn die Bearbeitung durch öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige erfolgt, kommt dem Prüfergebnis eine besondere Bedeutung zu, da die Ermessensspielräume wesentlich enger definiert sind.